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Projekt HU-Trennungsrechnung

FAQ Inventarisierung

Hier finden Sie alle Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen. Klicken Sie auf die entsprechende Frage, um zur Antwort zu springen.

 

1.   Vorgehen bei der Inventarisierung

1.1 Was muss denn eigentlich inventarisiert werden?

1.2 Warum müssen wir eigentlich inventarisieren?

1.3 Wer muss das Stammblatt ausfüllen?

1.4 Wie finde ich die passende Kostenart raus?

1.5 Der DFG-Geräteschlüssel ist so lang, da finde ich ja nie die passende Kategorie.
     Wie kann ich hier schneller vorankommen?

1.6 Wen gebe ich im Inventar-Stammblatt als Nutzer an, wenn noch kein Nutzer feststeht?

1.7 Was mache ich mit dem Erfassungsbeleg zum Inventar-Stammblatt?

1.8 Wo soll ich das Etikett hinkleben?

1.9 Bekomme ich eine Liste meines Inventars?

2.   Wertgrenzen der Inventarisierung

2.1 Warum gibt es zwei Wertgrenzen?

2.2 Muss ich geringwertige Wirtschaftsgüter (GWGs) inventarisieren?

2.3 Warum werden GWGs mal inventarisiert, warum mal nicht?

2.4 Welche Wertgrenze wurde von meiner Organisationseinheit festgelegt?

2.5 Muss ich bei der Beschaffung von geringwertigen Wirtschaftsgütern ein Stammblatt ausfüllen?

2.6 Ich habe eine Rechnung in der ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG, Netto-Kaufpreis
     <410,01 Euro) und inventarisierungspflichtiges Wirtschaftsgut (Netto-Kaufpreis >410,00 Euro)
     gemeinsam aufgelistet sind. Wie kann ich das korrekt kontieren?

3.1 Kann man einzelne Bücher inventarisieren?

3.2 Muss ich Festplatten inventarisieren?

3.3 Wir bekommen ein Gerät geschenkt, wie läuft das mit der Inventarisierung?

4.1 Benötigen wir von Ihnen noch Unterlagen oder Inventarnummern, wenn wir Geräte vor
     Beginn des Haushaltsjahres 2015 gekauft haben?

4.2 Wie werden Altdaten erfasst?

5.1 Regelmäßig werden Beschaffungen nicht durch mich selbst ausgelöst, z.B. weil sie aus Drittmitteln
     erfolgen. Bekomme ich dennoch die Erfassungsbelege der Inventar-Stammblätter und
     die Aufkleber von Ihnen übersandt?

5.2 Werden Geräte, die aus Drittmitteln beschafft werden, ebenso inventarisiert?

5.3 Mein Forschungsprojekt ist zu Ende, ich habe währenddessen Geräte gekauft.
     Was passiert jetzt damit?

 

1. Vorgehen bei der Inventarisierung
1.1 Was muss denn eigentlich inventarisiert werden?

Grundsätzlich werden alle diejenigen beweglichen und unbeweglichen Wirtschaftsgüter buchhalterisch erfasst, die

  • Übertragbar,
  • Selbstständig abnutzbar und bewertbar sowie
  • Langlebig sind (Nutzungsdauer > 1 Jahr) und
  • Anschaffungskosten von > 410,- Euro (oder 150,- Euro) netto verursachen.

Hat das beschaffte Wirtschaftsgut einen Netto-Kaufpreis von 410,01 Euro oder mehr ist es inventarisierungspflichtig und muss eine Kostenart tragen, die mit „0“ beginnt, z.B. 0760001 für PCs, EDV-Anlagen und IuK-Technik. Liegt der Wert des beschafften Wirtschaftsguts zwischen 150,01 Euro und 410,00 Euro, handelt es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), das nur dann inventarisiert wird, wenn sich ihre Organisationseinheit dazu entschlossen hat oder Sie Gegenstände für einen Betrieb gewerblicher Art (BgA) beschaffen. In diesem Fall beginnt die Kostenart mit der Zahl „6“, z.B. 6030001 für Aufwendungen für IuK-Technik.

 

1.2 Warum müssen wir eigentlich inventarisieren?

Mit der Inventarisierung verfolgt die HU zwei wesentliche Ziele. Zum einen ermöglicht sie den Nachweis über den Bestand und die Entwicklung des Anlagevermögens. Dies ist wichtig, um den Vorgaben der Landeshaushaltsordnung und dem Ziel der Vermögenssicherung nachzukommen. Zum anderen dient die Inventarisierung der Bereitstellung von Daten für die Kosten- und die EU-Trennungsrechnung. Indem wir die an der HU angeschafften Wirtschaftsgüter inventarisieren, können wir den laufenden Werteverzehr in Form von Abschreibungen für die Kostenrechnung abbilden und für Kalkulationszwecke nutzen.

 

1.3 Wer muss das Stammblatt ausfüllen?

Das Stammblatt muss bei der Bestellung des Geräts ausgefüllt werden. Daher ist es sinnvoll, dass die Angaben von der Bestellerin oder dem Besteller oder auch vom späteren Nutzer gemacht werden.

 

1.4 Wie finde ich die passende Kostenart heraus?

Eine Übersicht der an der HU verwendeten Kostenarten wird Ihnen dabei behilflich sein. Die Kostenart ist beim Ausfüllen der HU-Anforderung anzugeben, sie definiert die Relevanz für die Inventarisierung. Hat das beschaffte Wirtschaftsgut einen Netto-Kaufpreis von 410,01 Euro oder mehr ist es inventarisierungspflichtig und muss eine Kostenart tragen, die mit „0“ beginnt, z.B. 0760001 für PCs, EDV-Anlagen und IuK-Technik. Liegt der Wert des beschafften Wirtschaftsguts zwischen 150,01 Euro und 410,00 Euro, handelt es sich um ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG), das nur dann inventarisiert wird, wenn sich Ihre Organisationseinheit dazu entschlossen hat oder Sie Gegenstände für einen Betrieb gewerblicher Art (BgA) beschaffen. In diesem Fall beginnt die Kostenart mit der Zahl „6“, z.B. 6030001 für Aufwendungen für IuK-Technik. Grundsätzlich empfiehlt sich folgendes Vorgehen, wenn Sie sich bei der Zuordnung der Kostenart für das von Ihnen beschaffte Gut unsicher sind: Nutzen Sie den DFG-Geräteschlüssel, um das von Ihnen zu beschaffende Gerät zu finden (siehe auch die folgende Frage). Im DFG-Geräteschlüssel haben wir die verwendete Kostenart direkt zugeordnet (außer GWGs).

 

1.5 Der DFG-Geräteschlüssel ist so lang, da finde ich ja nie die passende Kategorie.
Wie kann ich hier schneller vorankommen?

Der DFG-Geräteschlüssel enthält fast alle Wirtschaftsgüter, die im wissenschaftlichen Bereich von einer Volluniversität wie die HU beschafft werden können und ordnet sie einer Klassifikation zu. Er ist deshalb eine gute Grundlage, um die beschafften Geräte zur kategorisieren und zu gruppieren und anschließend ihre Abschreibungsdauer festzulegen. Um schnell die entsprechende Klassifikation für das von Ihnen gesuchte Gerät zu finden, empfehlen wir folgendes Vorgehen:

  1. Öffnen Sie den DFG-Geräteschlüssel.
  2. Verwenden Sie die Suchfunktion: Durch gleichzeitiges Drücken der Tasten Strg und f erhalten Sie ein Suchfeld, in das Sie die allgemeine Bezeichnung ihres Geräts eingeben können (z.B. Mikroskop, Spektrometer, Rechner, Computer). Mit Drücken der Enter-Taste starten Sie den Suchvorgang.
  3. Wiederholen Sie diesen Suchvorgang durch weiteres Drücken der Enter-Taste so lange, bis Sie alle Fundstellen durchgeschaut und die richtige Klassifikation für Ihr Gerät gefunden haben. Lesen Sie gegebenenfalls noch ein paar Zeilen ober- oder unterhalb der Fundstelle nach, manchmal werden synonyme Begriffe verwendet.
  4. Entnehmen Sie nun den benötigten DFG-Schlüssel und tragen diesen in das Inventar-Stammblatt ein.
  5. Entnehmen Sie zudem die dem DFG-Schlüssel zugeordnete Kostenart und tragen diese in der HU-Anforderung ein.

 

1.6 Wen gebe ich im Inventar-Stammblatt als Nutzer an, wenn noch kein Nutzer feststeht?

Solange noch kein Nutzer für das Gerät feststeht, z.B. weil es sich um eine Sammelbestellung von PCs handelt, sind Sie als Bestellerin oder Besteller und damit Ihre Organisationseinheit in der Verantwortung für die beschafften Wirtschaftsgüter. Sie verkleben das Etikett selbst und werden bei uns als Nutzer hinterlegt. Sobald die endgültigen Nutzer der Geräte feststehen, setzen Sie die entsprechenden Geräte mit dem Formular Umsetzung/Übergabeprotokoll an die neue Organisationseinheit und den entsprechenden Nutzer um. Beim Druck dieses Protokolls werden drei Exemplare (eines für die Kasse, eines für den Abgebenden, und eines für den Übernehmenden) erstellt und ausgedruckt. Sobald die Information an die Kasse gegangen ist, werden die Daten in der Anlagenbuchführung geändert/aktualisiert.

 

1.7 Was mache ich mit dem Erfassungsbeleg zum Inventar-Stammblatt?

Der Erfassungsbeleg zum Inventar-Stammblatt ist der Beleg, der mit Aufkleber für das Gerät versehen ist und den Sie nach Bestellung und Zahlung durch die zentrale Anlagenbuchführung erhalten. Wenn Sie einen solchen Beleg erhalten, geben Sie diesen bitte zunächst an den Nutzer weiter mit der Bitte um Verkleben des Etiketts und Rückgabe des Stammblatts an Sie. Anschließend empfehlen wir, die Erfassungsbelege zum Inventar-Stammblatt zentral zu sammeln (z.B. im Sekretariat) und dort in einem Ordner, ggf. mit den weiteren Unterlagen zu Kauf oder Garantie des Geräts, abzuheften. Die gesammelte Aufbewahrung der Erfassungsbelege hilft Ihnen, einen Überblick über das Inventar Ihres Bereichs zu behalten.

 

1.8 Wo soll ich das Etikett hinkleben?

Grundsätzlich an eine gut auffindbare Stelle, an der es aber vor Abnutzung/Abrieb geschützt ist. Detailhinweise geben wir Ihnen in der Vorschrift für das Verkleben der Etiketten für die in der Anlagenbuchhaltung erfassten Wirtschaftsgüter.

 

1.9 Bekomme ich eine Liste meines Inventars?

Sie können bei uns gerne jederzeit eine Liste Ihrer bei uns seit 01.01.2015 erfassten Wirtschaftsgüter anfordern. Bitte wenden Sie sich dazu an die Anlagenbuchführung (IV B 4).

 

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2. Wertgrenzen der Inventarisierung
2.1 Warum gibt es zwei Wertgrenzen?

Grundsätzlich ist es im Sinne einer vollständigen Erfassung, alle selbstständig nutzbaren und langlebigen Wirtschaftsgüter zu erfassen, egal zu welchem Wert sie angeschafft worden sind. Während Wirtschaftsgüter normalerweise über ihre Nutzungsdauer abgeschrieben werden können, gelten für geringwertige Wirtschaftsgüter mit einem Kaufpreis von zwischen 150,01 und 410,- Euro (netto) eigene steuerliche Regeln. Aufgrund dieser verschiedenen Abschreibungsregeln, werden geringwertige Wirtschaftsgütern (GWGs) einem Kaufpreis zwischen 150,01 Euro und 410,00 Euro (netto) und Wirtschaftsgüter über 410,00 Euro (netto) in der Anlagenbuchführung getrennt erfasst.

 

2.2 Muss ich geringwertige Wirtschaftsgüter (GWGs) inventarisieren?

Die Festlegung, ob in Ihrer OKZ GWGs inventarisiert werden, wird von der Leiterin oder vom Leiter Ihrer Organisationseinheit getroffen. Eine Übersicht für die einzelnen OKZ finden Sie auf unserer Seite. Wenn in Ihrer OKZ einmal mit der Inventarisierung von GWGs begonnen wurde, ist die Entscheidung unterjährig nicht mehr umkehrbar.

 

2.3 Warum werden GWGs mal inventarisiert, warum mal nicht?

Die Entscheidung, ob GWGs zu inventarisieren sind, haben die Leiter der Organisationseinheiten nach sorgfältiger Abwägung und ggf. Rücksprache mit der Anlagenbuchführung getroffen. Gründe, die für eine Inventarisierung sprechen sind die Zugehörigkeit zu einem Betrieb gewerblicher Art oder dass der Zweck der Vermögenssicherung im Fokus steht. Die Zentrale Universitätsverwaltung hat eine Inventarisierung von GWGs empfohlen. Gegen eine Inventarisierung spricht das hohe Belegaufkommen und der damit verbundene Arbeitsaufwand, der aufgrund der Einzelerfassung bei investitionsstarken Bereichen erzeugt wird.

 

2.4 Welche Wertgrenze wurde von meiner Organisationseinheit festgelegt?

Eine Übersicht der festgelegten Wertgrenzen finden Sie auf unserer Seite. Wenn in Ihrer OKZ einmal mit der Inventarisierung von geringwertigen Wirtschaftsgütern (GWGs) einem Kaufpreis zwischen 150,01 Euro und 410,00 Euro begonnen wurde, ist die Entscheidung unterjährig nicht mehr umkehrbar.

 

2.5 Muss ich bei der Beschaffung von geringwertigen Wirtschaftsgütern ein Stammblatt ausfüllen?

Beim Kauf von geringwertigen Wirtschaftsgütern ist das Ausfüllen eines Stammblatts nur dann erforderlich, wenn sich ihre Organisationseinheit dazu entschlossen hat auch GWGs zu inventarisieren oder Sie Gegenstände für einen Betrieb gewerblicher Art (BgA) beschaffen.

 

2.6 Ich habe eine Rechnung in der ein geringwertiges Wirtschaftsgut (GWG, Netto-Kaufpreis
<410,01 Euro) und inventarisierungspflichtiges Wirtschaftsgut (Netto-Kaufpreis >410,00 Euro)
gemeinsam aufgelistet sind. Wie kann ich das korrekt kontieren?

In diesem Fall müssen Sie zwei separate Auszahlungsanordnungen erstellen. Für das beschaffte, geringwertige Wirtschaftsgut mit einem Kaufpreis zwischen 150,01 Euro und 410,00 Euro erstellen Sie einen Auszahlungsbeleg, in dem die Kostenart mit der Zahl „6“ beginnt, z.B. 6030001 für Aufwendungen für IuK-Technik, wenn Sie beispielsweise ein elektronisches Kleingerät, wie eine Kamera oder ein Tablet beschafft haben.

Ein Stammblatt ist nur dann erforderlich, wenn sich Ihre Organisationseinheit dazu entschlossen hat auch GWGs zu inventarisieren oder Sie Gegenstände für einen Betrieb gewerblicher Art (BgA) beschaffen. Für das beschaffte Wirtschaftsgut einen Netto-Kaufpreis von 410,01 Euro muss ein zweiter Auszahlungsbeleg erstellt werden, in dem Sie eine Kostenart eintragen, die mit „0“ beginnt, z.B. 0760001 für PCs, EDV-Anlagen und IuK-Technik. Grundsätzlich empfiehlt sich folgendes Vorgehen, wenn Sie sich bei der Zuordnung der Kostenart für das von Ihnen beschaffte Gut unsicher sind:

Nutzen Sie den DFG-Geräteschlüssel, um das von Ihnen zu beschaffende Gerät zu finden (siehe auch die Frage 1.5). Im DFG-Geräteschlüssel haben wir die verwendete Kostenart direkt zugeordnet.

 

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3. Inventarisierung spezieller Gegenstände
3.1 Kann man einzelne Bücher inventarisieren?

Ja, kann man. Allerdings nicht über die Inventarisierung der zentralen Anlagenbuchführung sondern über die Universitätsbibliothek. An der HU werden Bücher und auch andere Medien grundsätzlich zentral über die Universitätsbibliothek beschafft und auch dort inventarisiert, selbst wenn sie an einem anderen Ort, z.B. an einem Lehrstuhl, aufgestellt werden. Für mehr Informationen zur Beschaffung von Büchern wenden Sie sich bitte an den Erwerbsservice der Universitätsbibliothek: erwerbungsleitung@ub.hu-berlin.de

 

3.2 Muss ich Festplatten inventarisieren?

Festplatten werden im Regelfall nicht als selbständig nutzbare Geräte inventarisiert und bekommen daher auch keine eigene Inventarnummer. Sie werden häufig als zusätzliches Bauteil  zu einem PC oder Server beschafft, in diesen verbaut und genutzt. Für Wertintensive Festplatten besteht die Möglichkeit der Inventarisierung als "Ergänzung/Erweiterung" zum bestehenden Gerät. Bitte setzten Sie sich in diesem Fall mit der Anlagenbuchführung in Verbindung.

 

3.3 Wir bekommen ein Gerät geschenkt, wie läuft das mit der Inventarisierung?

Grundsätzlich werden auch durch Schenkung, Übereignung oder Überlassung erworbene Gegenstände inventarisiert, sofern der ursprüngliche Kaufpreis 410,01 Euro oder mehr betragen hat. In diesem Fall ist auf dem Inventar-Stammblatt „Übereignung, Schenkung, kostenlose Überlassung“ als Erwerbsart anzukreuzen. Bitte setzen Sie sich im Fall der Schenkung eines langlebigen, selbstständig nutzbaren Wirtschaftsguts immer mit der Anlagenbuchführung (IV B 4) in Verbindung, damit wir Sie bei der Wertfeststellung und dem weiteren Verfahren unterstützen können.

 

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4. Altdaten
4.1 Benötigen wir von Ihnen noch Unterlagen oder Inventarnummern, wenn wir Geräte vor Beginn des Haushaltsjahres 2015 gekauft haben?

Nein. Alle Wirtschaftsgüter mit einem Wert von über 410,- Euro, die sie vor dem 01.01.2015 beschafft haben, sind mit dem bis Ende 2014 gültigen Verfahren dezentral bei Ihnen direkt inventarisiert worden. Diese Geräte wurden bisher nicht zentral erfasst. Eine Entscheidung über die Art und Weise zur Erfassung des Altbestandes wird im Projekt „Einführung einer Trennungs- und Vollkostenrechnung an der HU Berlin“ erarbeitet. Wir halten Sie auf dem Laufenden.

 

4.2 Wie werden Altdaten erfasst?

Geräte, die vor dem 01.01.2015 beschafft worden sind, wurden bisher nicht zentral erfasst. Eine Entscheidung über die Art und Weise zur Erfassung des Altbestandes wird im Projekt „Einführung einer Trennungs- und Vollkostenrechnung an der HU Berlin“ erarbeitet. Wir halten Sie hierzu auf dem Laufenden.

 

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5. Beschaffung aus Drittmitteln
5.1 Regelmäßig werden Beschaffungen nicht durch mich selbst ausgelöst, z.B. weil sie aus Drittmitteln erfolgen. Bekomme ich dennoch die Erfassungsbelege der Inventar-Stammblätter und die Aufkleber von Ihnen übersandt?

Ja. Die Inventarisierung der beschafften Geräte erfolgt grundsätzlich beim Nutzer, nicht bei dem Bereich, der das Gerät finanziert und ggf. beschafft hat. Daher erhalten Sie auch die Erfassungsbelege mit Aufkleber für Geräte, die aus Projektmitteln über das Servicezentrum Forschung (SZF) beschafft worden sind. Um eine schnelle Abwicklung des Beschaffungsprozesses und das zügige Zahlen der Rechnung zu gewährleisten (z.B. auch um Skonti in Anspruch nehmen zu können), wird die Beschaffung direkt zwischen SZF und Beschaffungsstelle abgestimmt. Wenn Sie einen solchen Beleg erhalten, geben Sie diesen bitte an den Nutzer weiter mit der Bitte um Verkleben des Etiketts und Rückgabe des Stammblatts an Sie.

 

5.2 Werden Geräte, die aus Drittmitteln beschafft werden, ebenso inventarisiert?

Ja. Unabhängig vom Mittelgeber gelten für alle Geräte, die gleichen Wertgrenzen. Beachten Sie bitte, dass Sie Geräte die aus Drittmitteln beschafft worden sind, möglicherweise noch separat kennzeichnen müssen, z.B. mit „aus Mitteln der DFG beschafft.“

 

5.3 Mein Forschungsprojekt ist zu Ende, ich habe währenddessen Geräte gekauft. Was passiert jetzt damit?

In der Regel haben wir die Geräte, die Sie aus Drittmitteln gekauft haben, bereits bei der Beschaffung inventarisiert und damit in der Anlagenbuchhaltung erfasst sowie mit einem Klebeetikett versehen. Damit können Sie ganz normal weiter für Ihre Forschungsarbeit an der HU einsetzen. Ggf. wird der Mittelgeber (v.a. die DFG) noch die formale Übereignung an die HU und Nachweis für die Inventarisierung bei uns anfordern, den wir dann gemeinsam mit der betreuenden Referentin bzw. dem betreuendem Referenten am SZF erstellen.

 

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6. Aussonderung, Verschrottung oder Verkauf von Geräten
6.1 Was ist bei Aussonderung zu beachten?

Die Vorgehensweise bei der Aussonderung von Wirtschaftsgütern ist für alle (auch vor dem 01.01.2015) beschafften Gegenstände in der Vermögensordnung der HU geregelt. Details zu Gegenständen die nach dem 01.01.2015 beschafft wurden, können Sie auch in der Inventarisierungsrichtlinie nachlesen.

Kommt eine Verwendung in anderen Organisationseinheiten in Betracht erfolgt die Bekanntgabe in der HU-Info und die Umsetzung. Erst danach wäre eine eventuelle Veräußerung zu prüfen. Ist das Gerät unbrauchbar geworden, ist es als Altmaterial zu verkaufen oder als Verschrottung auszusondern. In beiden Fällen muss die Titelverwalterin oder der Titelverwalter das jeweilige Vorgehen genehmigen. Bei Bedarf können die Mitarbeiterinnen der Anlagenbuchführung für Sie den Restwert des Wirtschaftsguts feststellen und Sie so bei der Ermittlung eines Verkaufswerts unterstützen.

 

6.2 Muss ich Sie bei der Aussonderung benachrichtigen?

Ja. Wirtschaftsgüter, die nach dem 01.01.2015 beschafft und damit zentral inventarisiert worden sind, müssen von uns aus dem Anlagenbestand ausgebucht werden, wenn Sie die HU verlassen. Bitte benutzen Sie dafür das Formblatt Aussonderungsantrag/-verfügung und geben uns die Bestätigung der Titelverwalterin oder des Titelverwalters und ggf. weitere Dokumente (z.B. Kaufvertrag, Bestätigung für die Überlassung o.ä.) mit.

 

6.3 Stipendiaten (z.B. EXIST-Stipendiaten, ...) dürfen Dinge von dem bewilligten Stipendium kaufen. Dürfen sie diese Dinge bei Verlassen der HU behalten?

Aus Mitteln eines Stipendiums erworbene Wirtschaftsgüter – genau wie andere aus Drittmitteln erworbene Geräte – werden bei Beschaffung durch die HU, an der HU inventarisiert. Diese wurden vom Mittelgeber zu Zwecken der Forschung und Lehre finanziert und werden der Stipendiatin oder dem Stipendiaten von der HU für seine Forschungs- und Lehrtätigkeit hier als Arbeitsmittel zur Verfügung gestellt. Es gelten daher die allgemeinen Regelungen zur Aussonderung an der HU.

Im Fall von EXIST-Mitteln liegt ein Sonderfall vor, da das BMWi diese Mittel, und damit die daraus beschafften Wirtschaftsgüter, dem EXIST-Projekt zum Zweck einer Unternehmensgründung bereitstellt. Wird das Unternehmen gegründet, können die Geräte zum Zeitwert aus der HU ausgesondert und an das neu gegründete Unternehmen übereignet werden, wenn sie dort weiterhin dem Förderzweck entsprechend eingesetzt werden. Dies bedarf zuvor allerdings der Zustimmung der Fakultät. Bitte setzen Sie sich im Fall eines Mitnahmewunsches bei aus Stipendien beschafften Mitteln mit der Anlagenbuchführung in Verbindung, welche die Ermittlung des Restwerts vornimmt.

 

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7. Umzug oder Umsetzung von Geräten
7.1 Muss ich jemanden Bescheid geben, wenn ich mit meinem Inventar in eine andere Räumlichkeit umziehe?

 

Ja, und zwar in dem Fall, wenn Sie

 

  • die OKZ zu einem anderen Viersteller wechseln (z.B. bei Wechsel des Instituts) und
  • Wirtschaftsgüter und Geräte umziehen, die Sie nach dem 01.01.2015 gekauft haben und die von uns zentral inventarisiert worden sind. Diese sind an dem Barcode-Aufkleber zu erkennen.

 

Wirtschaftsgüter, die nach dem 01.01.2015 beschafft und damit zentral inventarisiert worden sind, werden von uns mit Ihrem Standort (Gebäude, Etage, Raum) im Anlagenverzeichnis geführt. Wenn es Ihnen möglich ist, zeigen Sie den Raumwechsel bitte formlos bei uns an (Inventarnummer, alter Raum, neuer Raum).

 

Zwingend notwendig ist die Information an uns, wenn die Geräte oder Wirtschaftsgüter umgesetzt werden und die OKZ (auf Viersteller-Ebene) wechseln. Bitte benutzen Sie dafür das Formblatt Umsetzung/Übergabeprotokoll und geben uns die Bestätigung der Titelverwalterin oder des Titelverwalters und ggf. weitere Dokumente (z.B. Kaufvertrag, Bestätigung für die Überlassung o.ä.) mit. An den neuen Bereich händigen Sie bitte den Erfassungsbeleg des Inventarstammblatts sowie ggf. weitere Unterlagen zum umgesetzten Wirtschaftsgut aus und entlasten damit Ihre Ablage.